Carga masiva de planificación semanal

Introducción

La Carga Masiva de Planificación Semanal es una herramienta diseñada para facilitar la gestión de turnos y horarios laborales. A través de un archivo Excel, se puede planificar los turnos de varios empleados simultáneamente. La herramienta verifica que se cumplan las reglas de jornadas laborales establecidas, como lo son: la duración mínima de descanso entre turnos, la planificación de días de descanso y la correcta asignación de horas trabajadas.

Las reglas establecidas son:

• Domingos de descanso mínimo.
• Planificar un máximo de 6 días seguidos.
• A lo menos 12 horas entre turnos planificados.
• Sigue Restricción del código de jornada configurado.

Configuración códigos de jornadas

 

¿Cómo ir al mantenedor de Códigos de jornada?

Esto lo puede realizar de dos maneras:

1. Ingresar las palabras clave en el Buscador de GeoVictoria “Código de jornada de trabajo”

Ilustración 1: Entrar a funcionalidad por buscador

2. Ir al menú lateral, dar click en configuraciones , ir a la sección Mantenedores y buscar Código de jornada de trabajo”

Ilustración 2: Entrar a funcionalidad por menú

Una vez ingresado podrá ver la lista de código de jornada, como se muestra en la siguiente figura:

Ilustración 3: Códigos de jornada

Al crear o editar la configuración de códigos de jornadas se permitirá validar y controlar las horas semanales asignadas a los usuarios. Dentro de estas opciones aparecerá la sección “Restricción de horas”, donde se podrá elegir uno de los cuatro tipos de configuraciones descritas a continuación.

 

• Sin restricción: No se aplica ninguna validación, lo que significa que cualquier número de horas planificadas será aceptado.
• Igual a: El tiempo de horas semanales planificadas debe coincidir exactamente con las horas semanales definidas en el código de jornada del usuario.
• Mínimo: El tiempo de horas semanales planificadas debe ser iguales o superiores a las horas semanales definidas en el código de jornada del usuario.
• Máximo: El tiempo de horas semanales planificadas debe ser iguales o inferiores a las horas semanales definidas en el código de jornada del usuario.

Ilustración 4: Crear o editar código de jornada

 

Nota: se recomienda nombrar a los Códigos de jornada con las siguientes abreviaturas en paréntesis, SN: sin restricción, Igual: Igual a, Min: mínimo, Max: Máximo. Esto para que sea más fácil identificar los códigos y a que corresponde.

Ejemplo de nombre Código de Jornada recomendado:

• 20 hrs (Max): Código de Jornada de 20 horas con restricción de máximo.
• 20 hrs (Min): Código de Jornada de 20 horas con restricción mínima.
• 20 hrs (SN): Código de Jornada de 20 horas sin restricción.

Planificar

 

¿Cómo ir a Carga masiva de planificaciones semanales?

Esto lo puede realizar de dos maneras:

1. Ingresar las palabras clave en el Buscador de GeoVictoria “Carga masiva de planificaciones semanales”

Ilustración 5: Entrar a funcionalidad por buscador

2. Ir al menú lateral, dar click en configuraciones , ir a la sección Planificaciones y buscar Código de jornada de trabajo”

 

Para poder planificar se puede ingresar las palabras clave en el Buscador de GeoVictoria o bien ir al menú lateral, dar click en Planificaciones  y Buscar “Carga masiva de planificaciones semanales”.

Ilustración 6: Entrar a funcionalidad por menú

 

Al ingresar se podrá observa observar las instrucciones para completar el archivo a subir, como se puede apreciar en la siguiente figura:

Ilustración 7: Carga masiva de planificaciones semanales

Dicho archivo debe ir en formato “.xlsx” (Excel, en su versión igual o superior al 2017).

Validaciones a la planificación:

Las siguientes validaciones son las realizadas al subir el archivo:

• Validación de acuerdo con el código de jornada habilitado para el usuario, con o sin restricciones. [Esta funcionalidad está hecha para planificar usuarios con Código de Jornada asignado, es decir, un usuario puede no tener código de jornada por lo anterior no permitirá realizar la carga hasta que este tenga uno asignado].
• Validación para 6 días con turno consecutivos, donde el 7mo día se debe planificar como descanso. Para realizar correctamente esta validación se consideran los días consecutivos subidos y además los 6 días planificados de la semana anterior.
• Validación para que se cumplan 12 horas mínimas de separación entre turnos, se verifica que la separación entre la planificación del día anterior del día a planificar sea mayor o igual a 12 horas. Se consideran turnos fijos, turnos con horarios/horas definidas de entrada y salida.
• Validación para que se cumplan mínimo 2 domingos de descansos al mes de la planificación. Es para usuarios con código de jornada de más de 25 horas.

Rellenar Excel

 

Ilustración 8: Plantilla de Carga masiva de planificadores semanales, para cargar 1 sola semana

 

La planilla consta de las siguientes columnas:

• ID: corresponde al identificador del usuario sin punto ni guion.
• Fecha de inicio: siempre debe ser un lunes.
• L/M/Mi/J/V/S/D: corresponde a una semana, es posible planificar mínimo 1 semana y máximo 4 semanas siempre iniciando un lunes y terminando un domingo.

 

Nota: La asignación de turnos es en base a los id de los turnos que se pueden encontrar en listado de turnos. Ruta: Planificaciones -> Lista y creación de Turnos

 

Es necesario, para planificar, rellenar semanas completas de lunes a domingo, no es necesario rellenar las 4 semanas, pero si llenar las semanas completas, ya sea 1,2,3 o 4 semanas.

Ilustración 9 plantilla Carga 2 semanas

 

Restricciones al rellenar Excel

• No se permiten usuarios repetidos en el mismo archivo de carga.
• No es posible realizar carga si el archivo se encuentra vacío.
• No es posible realizar carga si el archivo contiene datos basura en alguna celda fuera de la tabla de planificación. [Ahondar en esto].
• No es posible realizar la carga si no se planifica de a 7 días, comenzando de un lunes.

La planificación realizada a través de esta funcionalidad considerará para la correcta validación de las restricciones 6 días antes desde el primer día a planificar y todo el mes en curso para los domingos.