3. Gestión de Asistencia

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En esta sección veremos el reporte de Gestión de Asistencia proporcionado en la plataforma tradicional y en la nueva interfaz GV Portal , qué información nos provee y todas las acciones que podemos realizar con él. Éste reporte es el resultado del análisis de toda la información relacionada con la asistencia de cada usuario para cada día planificado:

Plataforma Tradicional 

  • Marcas: Marcaciones de asistencia realizadas por cada usuario, independiente del medio de marcaje utilizado (GeovictoriaCall, GeovictoriaUSB, GeovictoriaBox, GeovictoriaApp o Manual)
  • Permisos: Visualización de permisos asignados y creación de permiso al usuario (Con goce de sueldo, Sin goce de sueldo o Parciales). Revisar más acerca de Permisos
  • Feriados: Visualización de feriado asignado al grupo al que pertenece el usuario. Revisar más acerca de Feriados
  • Horas extra: Visualización de horas extra asignadas, horas extras cumplidas y asignación de horas extra al usuario. Revisar más acerca de Horas Extra
  • Justificaciones: Visualización de justificaciones de minutos de atraso y creación de justificaciones. Revisar más acerca de Justificaciones
  • Turno: Visualización de turno planificado y asignación de turno para cada día al usuario Revisar más acerca de Turnos
  • Contabilizaciones: Días trabajados, Días No Trabajados, Inasistencias, Horas trabajadas, Horas no trabajadas, Horas extras cumplidas y Horas extra valorizadas.
  1. Vista General

El reporte Gestión de Asistencia contiene toda la información relativa a la asistencia de un usuario. Nos permite visualizar y gestionar la asistencia completa de nuestros colaboradores, incluso también podremos gestionarlos de forma individual . Acá su pueden reportar los Atrasos, Ausencias, Horarios, Permisos, Marcas de Entrada o Salida, Horas Extra y Horas no trabajadas. En la leyenda, podemos encontrar diversos símbolos que pueden aparecer en el libro de gestión de asistencia y sus significados.

  1. Marcas

La sección de Marcas del reporte de Gestión de Asistencia se divide en tres partes, tenemos la primera marca de entrada para el inicio del turno, luego una salida y entrada al centro para identificar el inicio y el fin de la colación; y finalmente otra salida, que correspondería al termino del turno. Cada uno acompañado de una columna donde se contabilizará un atraso en la entrada o vuelta de colación y un contador de adelanto para el caso de una salida anticipada. Es importante considerar que estos conceptos no cumplen su función si no determinamos el concepto de “horas no trabajadas” en la sección Configuración Empresa> Configuración Reporte. 2.1 Haciendo clic en una casilla de marca vacía, se podrá crear una marca manual, en el caso de que un trabajador haya presentado inconvenientes para marcar y tengamos la certeza de que realmente asistió. Se desplegará una ventana como la siguiente donde debemos indicar la hora de la marca a crear. La marca será de Ingreso o Salida dependiendo de la columna que hayamos seleccionado. 2.2 Haciendo clic en una casilla que contiene una marca de usuario, podemos modificar el tipo de marca (ingreso o salida), como también ocultar una marca real o eliminar una marca artificial en caso de existir error en el registro. Al crear o eliminar una marca el usuario recibirá un correo dando aviso de esta modificación, por lo que es importante contar con un respaldo donde el trabajador autorice cualquier corrección manual que realicemos.

  1. Permisos

La columna Permiso nos permite asignar un permiso para el usuario en el día planificado que seleccionemos, como también modificar un permiso ya existente. Haciendo clic en la casilla de permiso que deseemos trabajar, se desplegará una ventana como la que se muestra a continuación, donde podremos seleccionar el permiso de una lista de opciones disponibles y se podrá también dejar un comentario:

  1. Horas Extra

El reporte de Gestión de Asistencia contiene 2 columnas relacionadas con las horas extra, estas son HEA (Hora Extra Asignada) y HEC (Hora Extra Cumplida). Para que el sistema nos contabilice algún tiempo extra, el trabajador debe tener HEA, de lo contrario no contará el tiempo adicional al turno que cumpla el trabajador en HEC. Si hacemos clic en la casilla de HEA, se desplegará una ventana donde podremos asignar horas extras a un trabajador. Podremos asignar por separado horas extras para ser cumplidas antes del turno o después del turno seleccionando también que porcentaje de horas extra se cancelará

  1. Justificaciones

La columna de atrasos muestra la diferencia entre la hora de la marca realizada y la que corresponde según turno, ya sea en el ingreso de turno, vuelta de colación o salida anticipada. Si existe atraso o adelanto, el reporte nos da la posibilidad de justificar ese tiempo, al hacer clic sobre el valor del atraso (en rojo), se despliega la siguiente ventana para generar la justificación, pudiendo justificar el atraso de forma completa o parcial. Una vez justificado, la casilla del atraso se vera de la siguiente forma:

  1. Turno

La columna Turno, nos mostrará el turno asignado al día del trabajador. Haciendo clic sobre la casilla, el sistema nos permitirá cambiarlo de manera directa. Esto puede ser útil para para cambios puntuales.

  1. Contabilizaciones

Las columnas del final nos muestran la sumatoria diaria referente a cada día, separando en 3 columnas: HNT (Horas No Trabajadas): Corresponde a la suma de Atraso en la entrada, Atraso en la colación y Salida Anticipada. HT (Horas Trabajadas): Corresponde a las horas de trabajo cumplidas durante el día, lo cual corresponde al turno restando las HNT. HEC (Horas Extra Cumplidas): Corresponde al tiempo adicional al turno, cumplido por el trabajador y autorizado mediante la Asignación de Horas Extra (HEA). Totales: Nos muestra la suma de HEC (Horas extras cumplidas), HNT (Horas no Trabajadas) y HT (Horas Trabajadas) del periodo de tiempo mostrado en el reporte.

  1. Comentarios

Al final de cada fila encontramos el icono de comentario , el cual nos permite asignarle un registro a la asistencia de un usuario. Tiene como propósito simplemente dejar un comentario o recordatorio y no afecta en lo absoluto el cálculo del reporte.

GV Portal

  • Marcas: Marcaciones de asistencia realizadas por cada usuario, independiente del medio de marcaje utilizado (GeovictoriaCall, GeovictoriaUSB, GeovictoriaBox, GeovictoriaApp o Manual)
  • Permisos: Visualización de permisos asignados y creación de permiso al usuario (Con goce de sueldo, Sin goce de sueldo o Parciales). Revisar más acerca de Permisos
  • Feriados: Visualización de feriado asignado al grupo al que pertenece el usuario. Revisar más acerca de Feriados
  • Horas extra: Visualización de horas extra asignadas, horas extras cumplidas y asignación de horas extra al usuario. Revisar más acerca de Horas Extra
  • Justificaciones: Visualización de justificaciones de minutos de atraso y creación de justificaciones. Revisar más acerca de Justificaciones
  • Turno: Visualización de turno planificado y asignación de turno para cada día al usuario Revisar más acerca de Turnos
  • Contabilizaciones: Días trabajados, Días No Trabajados, Inasistencias, Horas trabajadas, Horas no trabajadas, Horas extras cumplidas y Horas extra valorizadas.
  1. Vista General

El reporte Gestión de Asistencia contiene toda la información relativa a la asistencia de un usuario. Nos permite visualizar y gestionar la asistencia completa de nuestros colaboradores, incluso también podremos gestionarlos de forma individual . Acá su pueden reportar los Atrasos, Ausencias, Horarios, Permisos, Marcas de Entrada o Salida, Horas Extra y Horas no trabajadas. En la leyenda, podemos encontrar diversos símbolos que pueden aparecer en el libro de gestión de asistencia y sus significados.

  1. Marcas

La sección de Marcas del reporte de Gestión de Asistencia se divide en tres partes, tenemos la primera marca de ingreso para el inicio del turno, luego una salida e ingreso al centro para identificar el inicio y el fin de la colación; y finalmente otra salida, que correspondería al termino del turno. Cada uno acompañado de una columna donde se contabilizará un atraso en la entrada o vuelta de colación y un contador de adelanto para el caso de una salida anticipada. Es importante considerar que estos conceptos no cumplen su función si no determinamos el concepto de “horas no trabajadas” en la sección Configuraciones ➤ Configuración Reporte. 2.1 Haciendo clic en una casilla de marca vacía, se podrá crear una marca manual, en el caso de que un trabajador haya presentado inconvenientes para marcar y tengamos la certeza de que realmente asistió. Se desplegará una ventana como la siguiente donde debemos indicar la hora de la marca a crear. La marca será de Ingreso o Salida dependiendo de la columna que hayamos seleccionado. 2.2 Haciendo clic en una casilla que contiene una marca de usuario, podemos modificar el tipo de marca (ingreso o salida), como también ocultar una marca real o eliminar una marca artificial en caso de existir error en el registro. Al crear o eliminar una marca el usuario recibirá un correo dando aviso de esta modificación, por lo que es importante contar con un respaldo donde el trabajador autorice cualquier corrección manual que realicemos.

  1. Permisos

La columna Permiso nos permite asignar un permiso para el usuario en el día planificado que seleccionemos, como también modificar un permiso ya existente. Haciendo clic en la casilla de permiso que deseemos trabajar, se desplegará una ventana como la que se muestra a continuación, donde podremos seleccionar el permiso de una lista de opciones disponibles y se podrá también dejar un comentario:

  1. Horas Extra

El reporte de Gestión de Asistencia contiene 2 columnas relacionadas con las horas extra, estas son HEA (Hora Extra Asignada) y HEC (Hora Extra Cumplida). Para que el sistema nos contabilice algún tiempo extra, el trabajador debe tener HEA, de lo contrario no contará el tiempo adicional al turno que cumpla el trabajador en HEC. Si hacemos clic en la casilla de HEA, se desplegará una ventana donde podremos asignar horas extras a un trabajador. Podremos asignar por separado horas extras para ser cumplidas antes del turno o después del turno seleccionando también que porcentaje de horas extra se cancelará

  1. Justificaciones

La columna de atrasos muestra la diferencia entre la hora de la marca realizada y la que corresponde según turno, ya sea en el ingreso de turno, vuelta de colación o salida anticipada. Si existe atraso o adelanto, el reporte nos da la posibilidad de justificar ese tiempo, al hacer clic sobre el valor del atraso (en rojo), se despliega la siguiente ventana para generar la justificación, pudiendo justificar el atraso de forma completa o parcial. Una vez justificado, la casilla del atraso se vera de la siguiente forma:

  1. Turno

La columna Turno, nos mostrará el turno asignado al día del trabajador. Haciendo clic sobre la casilla, el sistema nos permitirá cambiarlo de manera directa. Esto puede ser útil para para cambios puntuales.

  1. Contabilizaciones

Las columnas del final nos muestran la sumatoria diaria referente a cada día, separando en 3 columnas: HNT (Horas No Trabajadas): Corresponde a la suma de Atraso en la entrada, Atraso en la colación y Salida Anticipada. HT (Horas Trabajadas): Corresponde a las horas de trabajo cumplidas durante el día, lo cual corresponde al turno restando las HNT. HEC (Horas Extra Cumplidas): Corresponde al tiempo adicional al turno, cumplido por el trabajador y autorizado mediante la Asignación de Horas Extra (HEA). Totales: Nos muestra la suma de HEC (Horas extras cumplidas), HNT (Horas no Trabajadas) y HT (Horas Trabajadas) del periodo de tiempo mostrado en el reporte.

  1. Comentarios

Al final de cada fila encontramos el icono de comentario , el cual nos permite asignarle un registro a la asistencia de un usuario. Tiene como propósito simplemente dejar un comentario o recordatorio y no afecta en lo absoluto el cálculo del reporte.

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